Како да креирате формулари за пополнување со кориснички улоги во ONLYOFFICE

Дигиталните формулари се одличен начин да се зголеми продуктивноста на кој било тим или група корисници бидејќи овозможуваат креирање на модели на документи за неколку секунди. Кога работите со формулари што може да се пополнат, сè што треба да направите е да отворите шаблон подготвен за употреба, да ги направите потребните промени во текстот доколку е потребно, да го споделите ажурираниот образец со други луѓе и да почекате додека не ја пополнат датотеката и испратат ти се враќа.

Целиот процес обично не одзема многу време и ви овозможува лесно да се справите со договори, правни договори, прашалници, формулари за прием и други слични документи.

Како корисник на Линукс, можете да користите различен софтвер за да креирате и уредувате формулари што може да се пополнат, вклучително и користење на неговиот десктоп клиент или верзијата што се одржува самостојно наречена ONLYOFFICE Docs. Двете верзии на пакетот имаат ист интерфејс и карактеристики за уредување, така што процесот на креирање формулари е идентичен.

Во ова упатство, ќе научите како да креирате формулари за пополнување со ONLYOFFICE Docs на поудобен начин со помош на новододадената функција - кориснички улоги.

За формулари ONLYOFFICE

Почнувајќи од верзијата 7.0, ONLYOFFICE Docs, колаборативен канцелариски пакет со отворен код, им овозможува на корисниците да креираат, уредуваат и заеднички да работат на формулари што може да се пополнат, кои се познати и како OFORMs.

Оваа кратенка значи мајчин формат на ONLYOFFICE што се користи за сопствени дигитални форми. Тие не можат да се менуваат освен полињата каде што другите луѓе можат да ги внесат бараните информации, без разлика дали станува збор за текстуални вредности, бројки или слики.

Оваа функција ви овозможува да креирате и уредувате електронски документи со полиња што се пополнуваат онлајн или локално, а можете да ги споделувате со други корисници. OFORM-ите ви овозможуваат да заштедите многу време додека работите со стандардни документи.

OFORM-ите се слични на традиционалните контроли за содржина во Microsoft Office, но тие нудат поголем степен на флексибилност. Покрај тоа, формуларите ONLYOFFICE имаат понапредни својства на полето и доаѓаат со различни типови полиња:

  • Текс-поле;
  • Комбо поле;
  • Опаѓачка листа;
  • Поле за избор;
  • Радио копче;
  • Слика;
  • Адреса на е-пошта;
  • Телефонски број;
  • Датум и време;
  • Поштенски код;
  • Кредитна картичка;
  • Сложено поле.

Кои се корисничките улоги во формуларите што може да се пополнат?

Неодамна објавената верзија на верзијата ONLYOFFICE Docs, v7.3, обезбедува нова функција за да го олесни процесот на пополнување формулари што е можно повеќе. Она што овде се мисли се улоги на корисници, исто така наречени улоги на примачи.

Кога креирате формулар за пополнување во ONLYOFFICE Docs, сега можете да креирате различни улоги за оние корисници кои подоцна ќе го пополнат документот. На пример, ако креирате договор за продажба, можете да создадете улога за Купувачот, улога за Продавачот и улога за Правниот силен> советник, секој означен со своја боја.

Потоа, можете да го доделите секое поле во вашиот документ на една од улогите што сте ги создале. Во овој случај, Купувачот, Продавачот и Правниот советникот ќе можат визуелно да ги препознаат сите полиња што мора да ги пополнат во зависност од нивната улога.

Сега ајде да дознаеме како да креирате и управувате со улоги на корисници во формуларите ONLYOFFICE.

Како да креирате и управувате со кориснички улоги во ONLYOFFICE

Кога креирате шаблон за формулари во ONLYOFFICE Docs, работите со формат DOCXF. Ова е уште еден формат создаден од програмерите на ONLYOFFICE.

Се заснова на DOCX и се користи само за шаблони за формулари. Шаблоните на DOCXF можат да се уредуваат и може да се зачуваат како неуредливи OFORM или PDF-датотеки, формати што се користат за формулари што се пополнуваат.

За да започнете, креирајте нова датотека DOCXF или поставете датотека DOCX и претворете ја во шаблон. Потоа уредете го текстот и додајте ги сите потребни полиња со избирање на типот што ви треба на табот Форми. Откако ќе ги додадете полињата и ќе ги конфигурирате нивните својства, можете да креирате онолку улоги колку што ви треба.

За да креирате улога, одете во картичката Форми и кликнете на копчето Управување со улоги. Ќе видите нов прозорец каде што ќе можете да креирате нови улоги, да ги менувате постојните и да ги избришете оние што повеќе не ви требаат со помош на соодветните копчиња — Ново, Уреди и Избриши.

Кога креирате нова улога, треба да го внесете нејзиното име и да ја изберете соодветната боја што ќе ја разликува од другите улоги. Можете исто така да ги преименувате улогите и да ги менувате нивните бои во секој момент користејќи го истиот прозорец.

Како да доделите улоги на различни полиња

Кога ќе завршите со креирањето на сите потребни улоги за вашата форма, можете да ги доделите улогите на различни полиња. За да го направите тоа, кликнете на поле и пронајдете го Кој треба да го пополни ова? опција во горниот десен агол од менито за поставки на формуларот. Отворете ја паѓачката листа и изберете ја улогата што ви треба.

На овој начин, можете брзо да ги доделите сите улоги во вашиот документ што ќе им олесни на другите корисници да го пополнат она што треба да го пополнат.

Кога вашиот формулар е подготвен, можете да кликнете на опцијата Прикажи формулар на картичката Форми и да видите како ќе изгледа формуларот во очите на секој примач.

На пример, Купувачот ќе ги гледа само сините полиња бидејќи тие се доделени на нивната улога. Сите други полиња ќе бидат означени со сива боја.

Ова е тоа. Сега можете да го зачувате формуларот како OFORM или да го претворите во PDF што може да се пополни.

Во идните ажурирања, развивачите на ONLYOFFICE ветуваат дека ќе ја прошират функционалноста на улогите со додавање опција за поставување ограничувања за одредени улоги и додавање е-потписи. Ова подобрување звучи интригантно, па се надеваме дека ќе го видиме имплементирано наскоро.